Implementasi ERP: Apakah Suatu Keharusan Bagi Dunia Usaha...? Bagian II

Seperti dalam tulisan saya terdahulu, kali ini akan dibahas mengenai ERP dalam kaitannya strategi suatu perusahaan dalam pemilihan ERP tsb. Bahwa saat ini aplikasi ERP sudah cukup populer di kalangan enterprise di Indonesia. Perkembangan ERP di Indonesia cukup menarik untuk dibahas, saat itu sekitar tahun 1990 an perusahaan besar seperti Astra Indonesia telah sukses dalam implementasi ERP SAP. Apalagi saat ini dimana perkembangan dunia Informasi dan Teknologi sudah semakin pesat yang diikuti dengan semakin canggihnya software maupun hardware yang ada.

Aplikasi ERP saat ini memang lumayan banyak namun hal ini pasti disesuaikan dengan kebutuhan dalam suatu perusahaan. Bisa kita simak ada SAP, AXAPTA (sepertinya oleh Microsoft telah diganti nama Microsoft Dynamics AX), Peoplesoft, Oracle, dsb bahkan tidak ketinggalan Compiere. Aplikasi ERP yang disebutkan terakhir ini adalah aplikasi yang berbasis open source.

Diantara beberapa aplikasi ERP tsb kebanyakan orang lebih "familiar" mendengar sepak terjang dari SAP. Bahkan di lomba balap Formula 1 terpampang logo SAP tsb. Tentunya setelah "menjangkau" kelas enterprise dengan SAP R/3 nya, pihak SAP tidak mau berdiam diri. Jangkauan marketnya kemudian menembus kelas SMB (Small Medium Business) atau UKM.

Kebetulan saat launching di Indonesia dan mengadakan launching di beberapa kota, saya sempat mengikutinya jalannya workshop dan penjelasannya. Waktu itu sempat terkejut juga dengan adanya aplikasi ERP yang sudah diperuntukkan untuk dunia usaha kelas UKM (Usaha Kecil dan Menengah). Memang sebelumnya saya berpikir bahwa dunia ERP identik dengan skala perusahaan yang sudah kelas enterprise. Bayangkan aja, mana mungkin dengan biaya implementasi dan "tetek bengeknya" itu yang terkesan mahal, seolah-olah sangat sulit terjangkau bagi kelas UKM.

Namun asumsi saya kemudian menjadi salah...! Dengan "lahirnya" produk SAP Business One ternyata pasar UKM dapat "menimang" produk tsb dengan harga yang terjangkau. Feature-feature yang ada pun sangat lengkap dan dapat diakomodasi oleh pasar UKM.

Lalu apa hubungannya dengan judul diatas..?

Dalam tulisan ini memang saya lebih banyak membahas salah satu produk ERP yang sudah terkenal yaitu SAP Business One. Nah, salah satu point yang cukup sulit dalam penentuan aplikasi mana yang akan dipakai oleh perusahaan, dialami juga oleh saya. Saat pertama mencoba untuk develop aplikasi sendiri ternyata dengan semakin kompleksnya transaksi yang ada sudah tidak dimungkinkan lagi dengan aplikasi yang tidak terintegrasi ke semua bagian. Terlebih lagi saat ada masalah yang sering timbul bila aplikasi dibangun sendiri.

Diperlukan strategi pemilihan aplikasi ERP yang betul-betul jitu mengingat salah dalam melakukan pemilihan akan berakibat fatal. Biaya dan waktu implementasi ERP tidaklah gampang dan tentunya biaya yang dikeluarkan pun akan membengkak. Nah, tidak dapat dipungkiri lagi bahwa terjadinya kegagalan dalam proses pemilihan ERP akan mempengaruhi kinerja perusahaan tsb.

Ada beberapa hal yang perlu kita siapkan dalam proses pemilihan aplikasi ERP itu sendiri, sbb:

1. Tentukan seberapa besar skalabilitas, volume, dan kompleksitas transaksi yang ada dalam perusahaan Anda. Semakin besar perusahaan dan semakin kompleks maka diperlukan aplikasi yang sudah terintegrasi dan terotomatisasi antar bagian/departemen.
2. Pastikan infrastruktur di perusahaan Anda sudah mendukung kehadiran ERP itu sendiri. Semakin kompleks operasionalisasi perusahaan akan menuntut konfigurasi hardware yang "mumpuni" sehingga aplikasi ERP tsb dapat berjalan sebagaimana mestinya.
3. Pepatah "Menyesal di kemudian hari tidaklah berguna". Pastikan Anda mencari informasi tentang vendor-vendor ERP di internet, media massa, relasi, maupun media lain yang jeli. Sebaiknya Anda menanyakan project implementation vendor tsb yang sama dengan typical perusahaan Anda karena hal ini justru sangat membantu di lapangan saat implementasi berlangsung. Salah dalam penentuan vendor tsb berakibat penyesalan di kemudian hari dan perlu dicatat bahwa investasi ERP ini tidak dapat kembali dalam waktu yang singkat.
   
4. Pilih vendor ERP yang sudah memiliki experiences and capabilities dalam proses implementasi ERP itu sendiri. Vendor yang bagus tentunya dapat menganalisis setiap proses bisnis yang berjalan, mampu dalam menangani dan memberikan solusi terhadap permasalahan yang terjadi dalam proses implementasi, memiliki "jam terbang" tinggi dalam proses implementasi di suatu perusahaan, dsb.
5. Pastikan bahwa pemilihan aplikasi ERP tsb memiliki layanan dukungan terhadap produk. Banyak vendor yang menawarkan produk di awal dengan support yang bagus namun di kemudian hari vendor tsb sudah tidak dapat diketahui dimana keberadaannya. Pastikan pula bahwa ada maintenance dan support yang jelas dan terperinci yang nantinya diharapkan akan lebih memudahkan dalam proses penggunaan ERP tsb.
6. Pastikan budget Anda... Aplikasi ERP dan biaya implementasinya tidaklah murah. Rancang dan pastikan dengan cermat budget Anda sesuai dengan kebutuhan. Jangan sampai budget tsb mengganggu operasional perusahaan. Hal ini berkaitan dengan jumlah user dan lisensi dari aplikasi ERP itu sendiri.

Beberapa strategi diatas sebenarnya hanya point-point yang utama yang saya sampaikan dan tentunya masih ada faktor-faktor lain di luar itu semua. Namun yang perlu ditekankan disini adalah bahwa dengan pengalaman dalam proses implementasi ERP sangat terasa dalam proses transaksional dalam perusahaan dimana modul yang terintegrasi di dalamnya membuat antar bagian saling terotomatisasi.